Service d’affidavit de documents

Modifié le Mar, 23 Sept. à 10:55 H

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Veuillez noter que ce processus est axé sur la procédure ontarienne relative à l’affidavit de documents, mais peu importe votre province ou juridiction, cette approche (ou une approche similaire) peut être utilisée, et nous serons heureux de soutenir vos besoins spécifiques.

Préparer votre affidavit de documents

Dans le cadre de la découverte en Ontario, vous devez préparer et signifier un affidavit de documents. Celui-ci comprend une annexe A énumérant tous les documents pertinents que vous produirez. Le modèle officiel de la cour est disponible ici :

Ce que vous recevez de notre part

Lorsque vous nous fournissez vos dossiers, nous préparons pour vous un ensemble complet et organisé :

Fichier ZIP de vos dossiers – tous les documents sont organisés, nettoyés et étiquetés.
Annexe A en Excel– ce fichier contient :
- Toutes les métadonnées requises (date, titre, type, parties, etc.)
- Un identifiant unique (Document ID) pour chaque dossier
- Un lien fonctionnel permettant d’ouvrir chaque document directement

Ce fichier Excel peut être copié directement dans le modèle Word (Formulaire 30A de l’Ontario) pour constituer votre annexe A. Vous obtenez ainsi un affidavit de documents complet, prêt à être signifié et déposé.

Comment insérer dans l’annexe

Dans le modèle de la cour (Formulaire 30A), l’annexe A est un tableau. Copiez simplement les lignes de l’Excel fourni et collez-les dans la version Word de l’annexe A. Les colonnes s’aligneront avec les exigences de la cour. Au besoin, vous pouvez ajuster la mise en forme (polices, largeur des colonnes), mais le contenu est déjà structuré correctement.

Pourquoi nous posons ces questions

Au départ, nous vous posons un court ensemble de questions. Elles ne sont pas compliquées — elles nous aident à préparer correctement votre affidavit sans aller-retour inutile. Plus précisément, nous demandons :

Champs à inclure – Les tribunaux exigent certains détails pour chaque document. Nous confirmons avec vous les champs importants pour votre dossier.
Privilège – Si certains documents sont protégés par un privilège légal (p. ex., communications avec votre avocat), ils doivent être identifiés mais non produits.
Rédaction – Si des détails privés ou sensibles doivent être caviardés avant production, nous devons le savoir dès le départ.
Calendrier de production/découverte – Si le tribunal ou la partie adverse a fixé des délais ou des exigences de formatage, nous adaptons votre liste en conséquence.
Détails fournis par le client – Si vous avez déjà numéroté ou titré vos documents, ou les avez organisés en dossiers, nous confirmons s’il faut conserver ces informations.

Chacune de ces questions est directement liée aux attentes du tribunal concernant la présentation de votre affidavit de documents et garantit que la partie adverse reçoit une production complète mais correctement limitée.

Champs de votre annexe A

Voici les principaux champs inclus dans le fichier Excel et, en fin de compte, dans votre annexe A. Ils sont standardisés pour correspondre à la pratique ontarienne :

Champ	Description
Document ID	Identifiant unique pour chaque document. Cela permet de suivre clairement chaque dossier.
Parent Document ID	Si le document fait partie d’une famille (p. ex., un courriel avec pièces jointes), cela indique l’ID de l’élément parent.
Date du document	Date à laquelle le document a été créé ou envoyé. Si elle n’est pas disponible, nous laissons vide ou utilisons une approximation (p. ex., le premier du mois).
Titre du document	Le titre ou l’objet du document. Pour les courriels, l’objet est utilisé. Sinon, nous utilisons un titre descriptif.
Personnes – De	L’expéditeur ou la source du document (p. ex., l’expéditeur d’un courriel, l’entreprise émettrice sur une lettre).
Personnes – À / CC / CCI	Les destinataires du document. Pour les courriels, cela provient de l’en-tête. Pour les autres documents, nous incluons les destinataires nommés, s’il y a lieu.
Type de document	Catégorie du document, comme : Document, Correspondance, Feuille de calcul, Présentation, Calendrier, Discussion, Image, Multimédia, Autre.
Type de privilège	Si un document est retenu, nous précisons le privilège invoqué (p. ex., avocat-client, privilège relatif au litige, privilège de règlement).
Lien du document	Un lien cliquable qui ouvre directement le fichier depuis le paquet ZIP. Cela facilite la révision et la vérification.

Prochaines étapes

Une fois que vous nous fournissez vos dossiers et confirmez les questions ci-dessus, nous préparons le fichier Excel et le paquet ZIP. Vous insérez ensuite simplement les lignes Excel dans la partie Annexe A de votre affidavit de documents (Formulaire 30A), vous vérifiez l’exactitude, puis vous prêtez serment ou affirmez l’affidavit.

Résultat final : Vous recevez un affidavit de documents prêt à être déposé, conforme aux exigences des tribunaux ontariens, avec une annexe A organisée, complète et professionnellement formatée.