Codage objectif avec Noticia Go

Le codage objectif est le processus consistant à ajouter ou corriger des métadonnées factuelles concernant les documents pendant la révision. Cela inclut généralement des champs tels que :

• Date du document

• Titre / Description

• Auteur / De / À

• Type de document

• Langue

• Autres champs de métadonnées structurées

Le codage objectif est différent du codage juridique ou du codage par enjeu, car il vise à extraire de l’information vérifiable (objective) directement du document, plutôt qu’à appliquer un jugement ou une analyse juridique (subjective).

Noticia Go permet aux équipes d’automatiser une grande partie de ce travail en utilisant l’IA pour extraire les métadonnées directement à partir du texte des documents et remplir les champs de codage de façon efficace et uniforme.

Quand utiliser Noticia Go pour le codage objectif

Noticia Go est particulièrement utile lorsque :

• Les documents n’ont pas de métadonnées

• Les métadonnées importées lors des collectes sont incomplètes ou peu fiables

• De grands volumes de documents nécessitent une standardisation du format

• Des chronologies ou des exportations structurées sont requises

• Vous souhaitez accélérer l’évaluation initiale d’un dossier ou l’organisation documentaire

Workflow : Codage objectif avec Noticia Go

Étape 1 – Ouvrir l’espace de travail Noticia Go

Ouvrir (ou créer) l’espace de travail Noticia Go IA afin que le panneau Go soit au centre, avec la visionneuse et le panneau de codage disponibles à droite.

Étape 2 – Confirmer l’extraction du texte

Noticia Go fonctionne uniquement à partir du texte extrait des documents.

Avant de lancer le codage objectif :

1. Sélectionner les documents à traiter

2. Lancer l’extraction du texte ou l’OCR au besoin

3. Confirmer que les documents contiennent du texte extrait (champ 'Extracted Text Status' = 'Success')

Si un document ne contient pas de texte extrait, Noticia Go ne peut pas l’analyser.

Étape 3 – Créer ou connecter des champs de destination

Noticia Go écrit les résultats de l’IA dans des champs texte (mémo).

Bonnes pratiques :

• Créer des champs IA dédiés (ex. OC Date, OC Titre, etc.)

• Connecter ces champs dans Noticia Go en utilisant l’ID du champ

• Utiliser un champ distinct par type de métadonnée afin de garder les résultats organisés

Cela permet aux réviseurs de valider les résultats de l’IA avant de mettre à jour les champs de métadonnées principaux.

Étape 4 – Construire et tester votre requête

Avant de lancer un traitement en lot, tester toujours la requête sur un seul document.

Pour des exemples de requêtes, utiliser le menu Quickstart sous les gabarits de codage objectif.

Les tests permettent de confirmer :

• Le format attendu

• La cohérence de l’extraction

• La bonne interprétation de la structure du document

Ajuster la requête au besoin avant de passer à grande échelle.

Étape 5 – Lancer un Scan en lot

Une fois que la requête produit des résultats fiables :

1. Filtrer ou sélectionner l’ensemble de documents visé (par ex., documents sans date)

2. Sélectionner le champ de destination approprié

3. Lancer Scan List

Noticia Go remplira le champ sélectionné pour l’ensemble des documents sélectionnés.

Étape 6 – Effectuer le contrôle qualité

Après le traitement en lot :

• Filtrer les valeurs de repli (ex. 01/01/1900)

• Vérifier ponctuellement des documents pour l’exactitude

• Confirmer la cohérence du format

• Valider les cas limites (dates multiples, titres ambigus, etc.)

Le codage objectif par IA doit toujours être vérifié avant de mettre à jour les champs de métadonnées principaux.

Étape 7 – Mettre à jour les champs de métadonnées principaux

Une fois validé :

• Copier ou superposer les métadonnées générées par l’IA dans les champs de codage standards (comme Document Date ou Title)

• Cette étape peut être effectuée manuellement ou en important un fichier d’Overlay, selon les exigences du workflow

La mise à jour des champs principaux permet le tri, la recherche et la création de chronologies à partir de métadonnées validées.

Bonnes pratiques

Être précis dans les requêtes

Des instructions de format claires produisent des résultats plus cohérents.

Traiter ensemble des documents similaires

Regrouper des types de documents similaires (ex. factures, courriels, rapports) améliore la cohérence des résultats de l’IA.

Toujours inclure une étape de QC

Le codage objectif est factuel, mais les résultats de l’IA doivent tout de même être vérifiés.

Utiliser des valeurs de repli

Les valeurs de repli permettent d’identifier rapidement les documents nécessitant une révision manuelle.

Limitations à connaître

• Noticia Go analyse uniquement le texte extrait

• Une mauvaise qualité d’OCR limite la précision

• Go analyse les documents individuellement et n’analyse pas les relations entre documents

• L’interprétation de certaines métadonnées complexes peut encore nécessiter le jugement du réviseur

Cas d’usage fréquents du codage objectif

Noticia Go peut aider à :

• Extraire la date du document

• Générer un titre

• Identifier l’auteur et les destinataires

• Détecter la langue

• Classifier le type de document

• Générer une traduction ou un résumé pour soutenir la création de chronologies

Résumé

Noticia Go réduit significativement l’effort manuel de codage objectif en :

• Automatisant l’extraction des métadonnées

• Standardisant les formats

• Accélérant l’organisation initiale du dossier

• Soutenant les workflows de chronologie et de rapports

Un workflow structuré incluant des tests de requêtes et un contrôle qualité assure les résultats les plus fiables.

Si vous avez besoin d’aide pour rédiger des requêtes, configurer des champs ou mettre en place des traitements en lot, contactez le support ou votre équipe d’implantation Noticia Go.