Options et processus de sauvegarde des dossiers

Modifié le Jeu, 9 Juill. à 1:09 H

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Lorsqu'une affaire prend fin, vous n'avez plus à payer pour l'hébergement d'un dossier actif dans lequel vous ne travaillez plus - mais vous ne voulez pas non plus en perdre la trace. Une sauvegarde nous permet de capturer votre dossier (les documents, le codage et le travail réalisé par votre équipe) dans un ensemble autonome que vous pouvez conserver à des fins de rétention, transmettre à un conseiller juridique ou récupérer plus tard si l'affaire est rouverte.

Cet article explique ce qu'est réellement une sauvegarde, les choix qui s'offrent à vous et ce qu'une sauvegarde peut et ne peut pas faire - afin que vous puissiez nous indiquer précisément ce dont vous avez besoin pour un dossier terminé.

Qu'est-ce qu'une sauvegarde?

Imaginez votre dossier actif dans Nuix Neo Discover comme un espace de travail : on y trouve les documents, et par-dessus se superpose tout ce que votre équipe y a ajouté - le codage et les étiquettes, les désignations d'enjeux, les caviardages, les surlignages ainsi que les champs qui décrivent chaque document (dates, auteurs, destinataires, type de document, etc.).

Une sauvegarde prend un instantané de cet espace de travail et l'exporte dans des fichiers que vous pouvez conserver à l'extérieur de la plateforme. Selon l'option que vous choisissez, cet ensemble peut être :

Rechargeable - un format que nous pouvons recharger dans Discover pour remonter votre dossier, codage compris, si vous avez de nouveau besoin qu'il soit actif.
Lisible - chaque sauvegarde comprend également une feuille de calcul complémentaire (CSV) afin que vous ou le client puissiez ouvrir la liste des documents et ses champs clés dans Excel, sans logiciel spécialisé.

Une fois la sauvegarde créée et livrée, nous pouvons supprimer le dossier actif afin que vous ne soyez plus facturé pour l'hébergement d'une affaire qui est close.

Vos options

Il existe trois façons de clôturer un dossier. Voici ce que chacune vous offre et le temps de traitement requis.

Option	Ce que vous obtenez	Idéal pour	Temps de traitement
1. Suppression directe	Aucune sauvegarde n'est créée. Le dossier est supprimé de façon permanente.	Les affaires pour lesquelles vous n'avez aucun besoin de rétention et détenez déjà des copies ailleurs.	1 jour ouvrable
2. Sauvegarde complète	Une sauvegarde complète du dossier - chaque document ainsi que l'ensemble du codage, de l'étiquetage et des métadonnées - exportée avant la suppression du dossier. Peut être rechargée dans Discover ultérieurement si vous avez de nouveau besoin d'un dossier actif.	La rétention à long terme de l'affaire entière, ou la possibilité de restaurer intégralement le dossier plus tard.	7 jours ouvrables*

Veuillez noter :

*Les temps de traitement varient pour les dossiers de plus de 100 Go

Une suppression directe est permanente et irréversible. Une fois qu'un dossier est supprimé sans sauvegarde, il n'existe aucun moyen de le récupérer. S'il y a la moindre chance que vous ayez de nouveau besoin du contenu, optez pour une sauvegarde.

Une brève note sur les formats

Vous n'avez pas besoin de connaissances techniques pour choisir une sauvegarde, mais si votre conseiller juridique ou un autre fournisseur le demande, voici ce que contient l'ensemble :

Fichier de chargement universel (DAT) - Un format neutre, indépendant du fournisseur (afin que le contenu puisse être chargé dans une autre plateforme de révision),
Feuille de calcul complémentaire (CSV) - incluse avec chaque sauvegarde. Elle contient les champs de base ainsi que vos champs personnalisés et le produit de votre travail dans une simple feuille de calcul, afin que quiconque puisse consulter la liste des documents et le codage dans Excel, sans logiciel spécialisé.
En option :
Sauvegarde de base de données rechargeable (MDB) - Il s'agit du format que nous utilisons pour ramener votre dossier, codage et surlignages compris, dans Discover. Si vous préférez un format MDB, veuillez nous en informer.

Ce qu'une sauvegarde peut et ne peut pas faire

Quelques limites qu'il vaut la peine de connaître dès le départ :

C'est un instantané, pas un dossier actif. Une sauvegarde capture le dossier tel qu'il est le jour où nous la créons. Elle n'est ni interrogeable ni exploitable en soi - pour y travailler activement de nouveau, nous la rechargeons dans Discover.
La restauration demande un certain travail. Ramener une sauvegarde dans Discover est un service que nous effectuons, et non une restauration en un seul clic. Il vous suffit de nous contacter lorsque vous avez besoin qu'un dossier soit rechargé et nous nous en occuperons.
Les caviardages et les surlignages sont incrustés sur une copie distincte. Une copie image du document annoté sera conservée. Toutefois, si vous préférez que les annotations demeurent modifiables et non incrustées, demandez une sauvegarde au format MDB.
Les très gros dossiers peuvent être répartis sur quelques fichiers. Il s'agit d'un détail technique que nous gérons en coulisses; l'ensemble livré demeure complet.
Le stockage de l'ensemble livré vous incombe. Une fois que nous vous remettons la sauvegarde, conservez-la dans un endroit sûr et sauvegardé de votre côté - traitez-la comme tout autre document que vous conservez, car nous ne conservons pas de copies des sauvegardes pour les dossiers plus volumineux.

Comment demander une sauvegarde

Écrivez-nous à support@noticiasolutions.com en précisant :

Le nom du dossier que vous souhaitez sauvegarder et clôturer;
L'option souhaitée (suppression directe, sauvegarde complète);
Pour une sauvegarde partielle, les répertoires, enjeux ou étiquettes qui définissent l'ensemble que vous souhaitez conserver (par exemple, « documents produits seulement »);
Si vous avez besoin d'un fichier de chargement universel (dat), d'une sauvegarde MDB ou si vous n'êtes pas certain et souhaitez notre recommandation.

Nous confirmerons la portée avec vous avant de commencer, puis nous créerons et livrerons l'ensemble dans les délais indiqués ci-dessus.