Pourquoi vous devriez toujours compresser (zipper) vos documents avant de les envoyer

Lorsque vous envoyez des documents pour les charger dans Nuix Neo Discover, il est essentiel que les fichiers soient compressés (zippés) avant le transfert.

Que vous utilisiez OneDrive, le courriel, Dropbox, SharePoint ou un dispositif USB physique, compresser vos documents au préalable protège l’intégrité de vos éléments de preuve et réduit le risque d’erreurs.

1. Prévenir les transferts incomplets ou échoués

Les plateformes infonuagiques comme OneDrive et SharePoint peuvent sembler avoir téléchargé correctement des fichiers même lorsque certains ne sont pas entièrement synchronisés. Cela est particulièrement fréquent dans les cas suivants :

• Dossiers volumineux contenant de nombreux sous-dossiers

• Grand volume de très petits fichiers

• Fichiers qui n’étaient pas entièrement synchronisés localement avant le téléchargement

Dans ces situations, vous pourriez transmettre involontairement un ensemble de données incomplet.

En compressant le dossier en un seul fichier ZIP, vous :

• Vous assurez que tout est regroupé ensemble

• Réduisez le risque d’oublier des sous-dossiers ou des fichiers isolés

• Créez un fichier unique et vérifiable pour le transfert

2. Protéger les métadonnées et l’intégrité de la preuve

Ouvrir des documents localement avant de les envoyer peut modifier involontairement certaines métadonnées, notamment :

• La date de dernier accès

• La date de dernière modification (dans certaines circonstances)

• Les horodatages du système de fichiers

Le téléchargement à partir d’un système infonuagique puis le téléversement ailleurs peuvent également modifier certains attributs de fichiers.

Bien que ces changements soient souvent subtils, ils peuvent soulever des questions inutiles concernant la manipulation des documents et la chaîne de possession.

Compresser les fichiers immédiatement — avant de les ouvrir ou de les examiner localement — aide à préserver leur structure originale et réduit le risque de modification involontaire.

3. Réduire le risque de corruption

Les fichiers transférés individuellement (notamment par courriel ou via une connexion Internet instable) sont plus vulnérables aux problèmes suivants :

• Téléchargements partiels

• Interruptions lors du téléversement

• Corruption silencieuse des fichiers

Une archive compressée réduit considérablement ces risques en :

• Créant un seul fichier conteneur

• Préservant la structure des dossiers

• Permettant de vérifier la taille du fichier avant et après le transfert

4. Éviter les omissions ou filtrages accidentels

Lors de l’exportation directe à partir de plateformes infonuagiques, il est possible de :

• Omettre des fichiers cachés ou système

• Exclure accidentellement certains types de fichiers

• Exporter uniquement les fichiers synchronisés localement plutôt que l’ensemble complet des données

Compresser le dossier racine complet garantit que ce que vous voyez correspond exactement à ce qui est transmis.

5. Meilleure pratique pour les transferts de données juridiques

Dans un contexte juridique, le maintien du caractère défendable des données et de la chaîne de possession est essentiel.

Peu importe la méthode d’envoi :

• Courriel

• OneDrive ou autre stockage infonuagique

• Portail sécurisé de transfert de fichiers

• Clé USB ou disque dur externe

Vous devriez toujours :

Compresser l’ensemble du dossier dans un seul fichier ZIP avant l’envoi.

Résumé

• Prévient les transferts incomplets

• Réduit le risque de modification des métadonnées

• Préserve la structure des dossiers

• Minimise le risque de corruption

• Favorise une gestion défendable des éléments de preuve

Si vous n’êtes pas certain de la manière appropriée de compresser vos données avant le transfert, veuillez contacter notre équipe et nous vous accompagnerons dans le processus.